Os modelos de ordem de serviço prontos têm sido utilizados para otimizar o processo de emissão do documento e execução de determinada atividade, a fim de tornar tudo mais rápido e eficiente.
Porém, em alguns casos, o uso dessas predefinições pode ser uma estratégia bastante arriscada!
Isso porque, cada tipo de atividade possui suas particularidades, que devem ser analisadas com cautela na hota hora da tomada de decisão. Ou seja, cada ordem de serviço deve ser específica e não genérica.
Neste artigo, entenderemos melhor o que é esse documento, qual a sua importância e por que o uso de modelos prontos pode ser perigoso.
Confira!
O que é uma Ordem de Serviço?
A ordem de serviço é um documento que tem como objetivo tornar formal todas as informações sobre as atividades executadas por um profissional. O documento deve conter os dados do cliente, da empresa e o detalhamento de cada tarefa realizada.
Além disso, a ordem de serviço também relata as atividades feitas no dia a dia de uma determinada organização, as quais são identificadas com datas e assinaturas dos responsáveis.
É importante ressaltar que o uso de ordens de serviço é estabelecido por lei e, de acordo com o capítulo V da CLT, Artigo 157, inciso II, as empresas devem usá-las para instruir os funcionários e trabalhadores.
Tais instruções devem ser sobre prevenção e exposição a riscos ocupacionais que podem surgir durante o exercício da atividade.
Em canteiros de construção, por exemplo, a ordem de serviço pode ser utilizada para sugerir os EPI’s corretos e as medidas adequadas para evitar acidentes de trabalho.
Para que serve e qual a importância do Documento?
De maneira geral, a ordem de serviço tem como objetivo documentar todo o trabalho realizado e o que será necessário para sua correta execução. O detalhamento das etapas, visando guiar as atividades a serem feitas, é outra função do documento.
Em adição, ele também serve para registrar as atividades do trabalhador e garantir sua segurança e bem-estar, a partir do momento em que formaliza a sua atuação e, assim, passa a ser protegido pelo regime CLT.
Dessa forma, o documento também tem o papel de promover o bem-estar e a segurança do profissional antes, durante e após a realização do serviço.
Já em relação à sua importância e vantagens, a ordem de serviço ajuda a identificar e reduzir gargalos operacionais, garantindo a qualidade das atividades.
De maneira sistematizada, portanto, podemos listar seus principais benefícios:
Organização
A documentação, a descrição e o detalhamento das atividades ajudam a manter a organização na prestação de serviços e reduz problemas com planejamento e comprovações.
Redução de Erros
Com as etapas do projeto descritas e com todas as atividades e materiais usados registrados, o número de erros é significativamente reduzido, uma vez que a ordem de serviço dita a sequência que deve ser seguida, quase como um passo a passo.
Conformidade Legal
A elaboração da ordem de serviço é obrigatória e, por isso, adotá-la também é uma forma de regularizar o trabalho e garantir que tudo esteja nos conforme a legislação, evitando multas e processos trabalhistas, por exemplo.
Agilidade nos Serviços
Uma ordem de serviço bem desenvolvida aumenta a produtividade e pode fazer com que o trabalho seja mais rápido e eficiente. Afinal, ela descreve todos os processos do projeto, listando tudo o que deve ser feito, a mão de obra e as ferramentas necessárias.
Controle de Recebimentos
Outra vantagem é que a ordem de serviço é um documento comprobatório, que pode servir para fazer o levantamento preciso das arrecadações e receitas mensais da empresa.
Como a Ordem de Serviço deve ser elaborada?
Existem diversas informações que precisam constar obrigatoriamente em toda ordem de serviço, independentemente da sua natureza. Resumidamente, algumas delas sãos:
- Dados do cliente (nome e razão social, CPF ou CNPJ, endereço e telefone );
- Dados da empresa fornecedora;
- Número identificador do pedido;
- Data de emissão da ordem de serviço;
- Local onde o serviço será prestado;
- Tipo de serviço;
- Descrição detalhada dos serviços que serão prestados;
- Materiais e ferramentas;
- Horas de trabalho;
- Valor do serviço e forma de pagamento.
Através desses dados, um documento padrão é emitido e assinado por um responsável pelo serviço e pelo cliente, acordando a contratação do trabalho.
Atualmente, com base em uma padronização de atividades, diversos modelos de ordem de serviço digital estão disponíveis na internet, visando facilitar sua elaboração e preenchimento.
Isso é feito, inclusive, porque as ordens de serviços são divididas em categorias específicas, como Ordem de Manutenção, Inspeção e Segurança do Trabalho, NR-01 e Serviços de Instalação.
Esses modelos dizem respeito às modalidades mais comuns e rotineiras, por isso, é comum que elas sejam mais utilizadas pelas empresas.
Qual o risco de usar modelos prontos de Ordem de Serviço?
Generalizar os riscos envolvidos em todas as atividades e achar que os modelos de ordem de serviço podem ser usados em qualquer situação, é um grande erro!
Adotar esse método nem sempre é a melhor estratégia, pois dentro da variedade de serviços que podem ser prestados, cada um possui suas particularidades, mesmo quando são executados dentro de um mesmo ambiente, mais de uma vez.
Usar documentos padronizados dá margem para que riscos ocupacionais passem despercebidos, o que pode culminar na não utilização de equipamentos de proteção, levando a um acidente de trabalho.
Portanto, a recomendação é que a ordem de serviço seja feita de maneira especializada e específica para a atividade e as condições específicas da área.
Conte com o auxílio de uma Equipe Especializada!
Certamente, emitir ordens de serviço exige conhecimento técnico, sendo fundamental contar com profissionais especializados que possam elaborar o documento e garantir a segurança dos colaboradores e da empresa.
Felizmente, atualmente, você não precisa se preocupar com a elaboração de documentos complexos e consegue otimizar processos e evitar muita dor de cabeça em relação ao cumprimento das normas trabalhistas.
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